Règlement sur la recherche

Règlement sur la recherche

La Société d’histoire et de généalogie de Matane est un organisme sans but lucratif qui fonctionne grâce à la collaboration de ses membres et des nombreux bénévoles impliqués dans les diverses activités offertes.

La SHGM n’a pas les ressources humaines pour offrir un service de recherche personnalisé pour répondre aux demandes des usagers mais offre tout le support qu’elle peut dans la mesure de ses moyens.

Étant donné les raisons invoquées dans le préambule précédent, il est convenu d’appliquer les règles suivantes:

  • Les archives et la bibliothèque de la SHGM sont mises à la disposition du public pendant les heures d’ouverture.
  • Dans la mesure du possible, les bénévoles et les responsables de la SHGM peuvent aider les chercheurs dans leurs démarches. La SHGM n’offre pas les services d’un historien ou d’un archiviste pour effectuer les recherches à la place des chercheurs, mais elle peut les guider en leur expliquant comment utiliser les différents outils de recherche.
  • Les archives, les albums de photographies et les livres de la bibliothèque doivent être consultés sur place. Le personnel de la SHGM peut limiter le nombre de documents utilisés en consultation.
  • Les emprunts de documents, pour consultation à la maison, sont interdits.
  • Les demandes de recherche par Internet et par téléphone seront acceptées uniquement pour les personnes habitant à l’extérieur de la MRC de Matane, tant que la recherche ne demande pas plus d’une heure de démarches.
  • La recherche est gratuite pour les membres de la SHGM et des frais de 5$ par demi-journée de recherche autonome sont demandés pour les non-membres.
  • Des frais s’appliquent selon les particularités des demandes de recherches adressées par internet ou par téléphone: 5$ pour une heure. Ajouter 10$ si la recherche dépasse une heure.
  • Les usagers peuvent obtenir une photocopie, une version numérique ou une reproduction de photographies selon les tarifs en vigueur à la SHGM. (5$ par photo en 2015)
  • Tous les documents peuvent être reproduits, à moins qu’il n’y ait une restriction imposée par la loi, par contrat d’acquisition ou par l’état du document.

Règles de consultation des documents

  • Manteaux, sacs et serviettes doivent être déposés au vestiaire avant d’accéder à la salle de consultation; seuls les papiers et crayons sont permis. L’usage d’un ordinateur personnel est permis. Le personnel de la SHGM se réserve le droit d’examiner tout contenant transporté par une personne quittant ses locaux.
  • Le chercheur doit signer le registre de consultation avant d’avoir accès à la salle de recherche.
  • Les documents doivent être manipulés avec soin. Le chercheur :
    • ne doit pas annoter les documents ou y effacer quoi que ce soit, les plier, les sortir des registres ou des chemises;
    • ne doit pas sortir les documents de la salle de consultation;
    • ne doit jamais prendre des notes en écrivant ou en s’appuyant sur un document;
    • doit consulter les dossiers un à la fois, respecter l’ordre de classement des documents dans le dossier et l’ordre de classement des dossiers dans la boîte;
    • doit déplier un document en évitant de l’abîmer à la pliure;
    • doit laisser les documents dans leur pochette ou leur enveloppe protectrices;
    • ne doit pas laisser pendre des documents de grande dimension sur les rebords des tables;
    • doit mettre des poids aux extrémités des plans pour les empêcher de s’enrouler;
    • pour la consultation des archives et des livres rares, doit porter des gants de coton fournis sur place;
    • pour les documents sonores, iconographiques, audiovisuels ou informatiques, doit éviter de toucher la surface du document et les manipuler par leur axe.
    • Le chercheur doit respecter le silence.
    • Le chercheur doit signaler au personnel tout document détérioré, abîmé, déchiré ou dont certaines parties sont manquantes.

Il est interdit de :

  • manger ou boire dans la salle de consultation;
  • utiliser des autocollants sur les documents;
  • prendre des photographies sans autorisation préalable;
  • utiliser une copieuse ou un numériseur à main ou calquer un document.

Inspiré du Guide de consultation de la Division des archives, publié par le Bureau du secrétaire général de l’Université Laval en 2006.

Société d’histoire et de généalogie de Matane

 

Adopté à la réunion du C.A. le 11 avril 2012

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